Der Artikel wurde zunächst im Webstandardsmagazin 07/10 im September 2010 veröffentlicht. Er ist was die Features der beiden Produkte angeht daher nicht mehr auf dem aktuellsten Stand

Die detaillierte Aufzeichnung der geleisteten Arbeit sollte eigentlich von jedem Webworker fest in den Arbeitsablauf integriert werden. Haben Sie während der unterschiedlichen Tätigkeiten bereits alle Zeiten erfasst, entfällt nach Abschluss der auf Stundenbasis abgerechneten Dienstleistung die umständliche Kalkulation für Buchhaltung und Rechnungsstellung. Zusätzlich werden es Ihre Kunden zu schätzen wissen, wenn Sie dezidiert und transparent aufschlüsseln können welche Arbeitsschritte wie viel gekostet haben.

Bei pauschal abgerechneten Projekten können Sie gerade bei größeren Projektteams nachträglich die Aufgaben (und Teammitglieder) ausfindig machen, die sich zu Zeitfressern oder Produktivitätsbremsen entwickelt haben. Und wenn Mitarbeiter zukünftig ein Angebot erstellen, brauchen diese nicht mehr zu grübeln, wie lange die Installation des CMS auf dem Server bisher gedauert hat oder wie viel Zeit in der Regel für das Projektmanagement bei einem bestimmten Kunden zu veranschlagen ist. Um diese Vorteile nicht wieder durch einen erhöhten Arbeitsaufwand zu vergeuden, der bei der Schlacht mit Excel-Tabellen oder dem Ausfüllen von Stundenzetteln durchaus entstehen kann, ist es von Vorteil diese Aufgabe quasi nebenbei erledigen.

Wir testen zwei Onlinedienste im Direktvergleich, die sich anschicken, die ungeliebte Erfassung der projektbezogenen Arbeitsleistungen zu erleichtern. In der blauen Ecke steht aus Deutschland mit mite, eine “schlanke Zeiterfassung für Teams und Freiberufler” im Ring. In der roten Ecke wartet toggl aus Estland und verspricht “time tracking that works”. Beide Tools setzen auf einen Webarbeitsbereich in dem Kundendaten, Projekte und Zeiten verwaltet werden können. Und auch wenn sich beide Dienste vom Grundprinzip auf den ersten Blick deutlich ähneln, lohnt ein Blick auf Details.

mite – schlank und simple

Mite kommt mit schnörkellosem aber dennoch schickem Design in den Browser. Als moderner Webworker fühlt man sich durch den Einsatz von AJAX und die direkte Ansprache durch die Entwickler gleich heimisch. Kleine Gimmicks wie das automatische Ändern des Datums einer erfassten Zeit durch Drag&Drop des Items auf den Zeitstrahl machen besonderen Spaß. So ist es kein Wunder, dass sich mite in der deutschen Webszene bereits einer hohen Beliebtheit erfreut.

Erste Schritte

Zunächst sollten Sie einige Kundendaten anlegen und ihnen passende Projekte zuordnen. Anschließend können Sie direkt mit der Erfassung der Zeiten beginnen. Dazu geben Sie entweder direkt eine Dauer ein oder starten die Onlinestoppuhr. Diese tickt serverseitig und läuft somit auch weiter, wenn der Browser abstürzt oder geschlossen wird. Sollten Sie einmal vergessen eine Erfassung rechtzeitig zu stoppen, können Sie daran später selbstverständlich Korrekturen vornehmen.

Reporting

Haben Sie einige Zeiten erfasst, lohnt ein erster Blick in die angebotenen Reports. Schließlich ist dies der Bereich, der Ihnen genaue Informationen über die geleistete Arbeit liefert und somit letztlich die Kasse klingeln lässt. Mite kann hier mit einigen praktischen Filtern und Übersichten punkten. Eine in der Praxis besonders hilfreiche Funktion ist die Möglichkeit, nachträglich mehrere Zeiten gleichzeitig nachbearbeiten zu können. Etwas Vergleichbares bietet toggl nur eingeschränkt.
Alle Statistiken lassen sich druckoptimiert darstellen, als RSS-Feed abonnieren oder als CSV- oder Exceldatei exportieren. Zudem können Sie ausgewählten Kunden bei Bedarf direkten Zugriff auf Projektreports gewähren. Auf Wunsch werden dabei die Umsätze und Benutzer ausgeblendet.

Sonstige Funktionen und Extras

Mit weiteren Funktionen sieht es bei mite ansonsten etwas dünn aus. Da Sie mit dem beschriebenen Funktionsumfang in der Regel gut zurecht kommen dürften, ist dies nicht weiter tragisch. Außerdem wird die Entwicklung der Plattform recht aktiv vorangetrieben, so dass vermutlich das ein oder andere Feature in Zukunft noch Einzug halten dürfte. Die Betreiber sind für Vorschläge und konstruktive Kritik offen.

Rund um die mite-API haben sich eine Hand voll fleißige externe Entwickler versammelt, die einige, allerdings meist kostenpflichtige, Clients zur Verfügung stellen. Wer auf dem iPhone beispielsweise nicht nur im mobilen Safari arbeiten möchte, sondern eine native App bevorzugt, erhält mite.go im App-Store für 3,99€. Und auch Mac- (15$) und Windows-Desktop (9,90€) müssen nicht leer ausgehen. Darüber hinaus stehen mittlerweile Schnittstellen für einige andere Programme zur Verfügung (z.B. Mantis, Trac, PROFFIX, Billomat uvm.). Witzig finden wir die Möglichkeit direkt über eine DM per Twitter, Jabber oder die Konsole neue Zeiten eingeben zu können.

Kosten und Abrechnung

Das Abrechnungsmodell ist denkbar einfach, pro Nutzer und Monat werden fünf Euro fällig. Ob sich diese Investition für Sie lohnt, können Sie mit einem 30 Tage gültigen Testzugang ausführlich testen. Für große Nutzerzahlen ab 15 Personen lassen sich individuelle Rabatte aushandeln. Gezahlt wird monatlich, entweder per Lastschrift (deutsches Bankkonto vorausgesetzt) oder via Kreditkarte. Das Konto kann monatlich gekündigt werden. Löblich: Da die PDF-Rechnungen mangels Signatur eigentlich nicht als vorsteuerabzugsfähig gelten, sendet das mite-Team auf Wunsch einmal jährlich kostenlos eine zusätzliche Papiersammelrechnung per Post.

toggl – flexibel und international

Zwar wird auch bei toggl viel mit AJAX gearbeitet und die Benutzeroberfläche ist ebenfalls ansprechend gestaltet, Dashboard und Eingabemasken wirken an einigen Stellen allerdings etwas überladener und komplexer als bei mite. Auch wenn man sich sehr schnell einfindet, ist der Dienst daher insgesamt etwas weniger intuitiv zu bedienen. Das liegt zum Teil auch an der größeren Flexibilität die toggl in einigen Bereichen bietet. So merkt man zum Beispiel, dass die Entwickler einen internationalen Hintergrund haben. Mit zehn unterstützten Sprachen und vielfältigen Einstellungen für Datum und Uhrzeit kann man auch in internationalen Teams gut zusammenarbeiten.

Erste Schritte

Im Prinzip gehen Sie bei toggl nicht anders vor als bei seinem deutschen Konkurrenten. Erster Schritt ist auch hier die Eingabe von Kunden und Projekten. Toggl stellt allerdings mehr Eingabedetails zur Verfügung. Sie können beispielsweise bei der Zeiterfassung nicht nur die Dauer, sondern auch konkrete Uhrzeiten und zusätzliche Schlagworte angeben, was später eine kalendarische Übersicht ermöglicht. Beim der Eingabe von Zeiten zeigt man sich in Estland besonders offen, Sie können die unterschiedlichsten Formate nutzen (z.B. 1,5h, 1:30, 90min etc.). Auch toggl bietet eine Stoppuhr die serverseitig weiterläuft, falls Sie Ihre Arbeitszeit live erfassen und den Browser schließen.

Reporting

Toggl bietet ebenfalls umfangreiche Reportalternativen zur Auswertung der erfassten Zeiten. Exporte sind hier als PDF-, CSV- und Exceldatei möglich und auch das Abo als RSS-Feed fehlt nicht. Ebenso wie bei mite dürfen Kunden – nach Freigabe – Einblicke in die aktuell aufgezeichneten Zeiten nehmen. Leider fehlt hier die durchdachte Option des deutschen Konkurrenten, monetäre Umsätze auszublenden. Dafür erlaubt der Pro-Account den Upload des eigenen Logos. Bei den Filter- und Darstellungsmöglichkeiten lässt toggl indes keine Wünsche offen. Zusätzlich zu den Standards kann auch nach frei zu vergebenen Schlagworten gesucht werden.

Besonders gut gefallen hat uns die Möglichkeit, Stundensätze individuell zu organisieren. Während mite nur unterschiedliche Stundensätze pro Leistung zulässt, können Sie bei toggl neben einem Standardsatz auch einzelnen Kunden, Projekten und Teammitgliedern individuelle Beträge zuweisen. Für Reports und Berechnungen lässt sich außerdem einstellen, ob und wie die Arbeitszeit gerundet werden soll.

Sonstige Funktionen und Extras

Insgesamt bietet der estländische Dienst ein paar Funktionen mehr, die nützliches Beiwerk darstellen. Beispielsweise können die erfassten Zeiten auch im iCal-Format in andere Kalender importiert werden. Für Ihr Projektmanagement ist es außerdem hilfreich, beim Anlegen eines neuen Projekts ein Projektteam zu kreieren und dessen einzelnen Mitgliedern dann bereits vorab geplante Aufgaben zuweisen zu können. So können Sie überblicken, welche Aufgaben bereits wie weit erledigt sind und welche Mitarbeiter noch freie Ressourcen haben.

Auch der Dienst toggl stellt Entwicklern eine eigene API zur Verfügung, mit der sich eigene Applikationen umsetzen lassen. Darüber hinaus können Nutzer mit kostenlosen, hauseigenen Desktopversionen für Windows, Mac und Linux arbeiten und ebenfalls kostenfrei Apps auf dem iPhone und Android Telefonen nutzen. Bei letzteren ist es sogar möglich, in Echtzeit offline aufzuzeichnen. Wer Basecamp für sein Projektmanagement verwendet, kann toggl bequem über eine Schnittstelle verknüpfen.

Eine weitere interessante Funktion ist der so genannte Autopilot. Dabei handelt es sich um eine Erweiterung des Desktop-Clients, die automatisch Vorschläge für die Erfassung gibt. Der Autopilot lernt mit der Zeit welche Programme zur Arbeit gehören und welchem Projekt bestimmte Tätigkeiten zugeordnet werden. So würde sich das System z.B. melden, wenn Sie beginnen Quelltext für einen Kunden zu schreiben, die Uhr aber noch nicht läuft. Oder das Programm fragt nach ob die Zeit angehalten werden soll, während Sie vielleicht bei einem Spiel ein wenig entspannen. Das Feature funktioniert nach einer längeren Lernphase bereits einigermaßen zufriedenstellend, nervt aber gerade zu Beginn durch die ständigen erscheinenden Taskbarnachrichten doch sehr.

Kosten und Abrechnung

Toggl bietet eine im Funktionsumfang reduzierte kostenlose Version für bis zu fünf Benutzer an. Pro-Accounts gibt es gestaffelt nach Anwenderzahl: 1 Nutzer 5$ | 5 Nutzer 12$ | 10 Nutzer 19$. Beim ersten Upgrade auf eine Pro-Version sind die ersten 30 Tage wie bei mite zum Testen ebenfalls kostenlos. Gezahlt wird ausschließlich mit Kreditkarte. Die toggl-Konten können ebenfalls jeden Monat gekündigt werden. Achtung: Estland führt zwar ab 1. Januar 2011 den Euro ein, an der korrekten Rechnungsstellung scheint es aber in dem baltischen Staat teils noch zu mangeln. So fehlt z.B. die europäische Umsatzsteueridentifikationsnummer der Firma. Eine Steuerberaterin bestätigte uns, dass die Einreichung bei einem deutschen Finanzamt zumindest problematisch werden dürfte.

Fazit

Sowohl mite als auch toggl sind uneingeschränkt für den produktiven Einsatz zur projektbasierten Zeiterfassung zu empfehlen. Welcher der beiden Dienste am ehesten Ihren Ansprüchen gerecht werden kann, hängt vor allem von der Größe und den individuellen Bedürfnissen Ihres Teams bzw. Ihres Arbeitsbereichs ab und wird zusätzlich von der bereits vorhandenen Software und den im Unternehmen implementierten Prozessen beeinflusst.

Während toogl etwas flexibler anzupassen ist, bei mehreren Nutzern deutlich günstiger wird und gerade für internationale Arbeitsgruppen die Nase vorn hat, schlägt sich mite durch die simplere Bedienung beim Thema Benutzerfreundlichkeit besser und bietet die garantiert stressfreie Abrechnung beim Finanzamt. Wenn Sie mit mit den Funktionen des deutschen Dienstes zufrieden sind und als Einzelnutzer bzw. Manager eines kleinen Teams nur wenige Accounts benötigen, sollte Sie am ehesten zu mite greifen.
Nutzen Sie die löblicherweise verfügbaren kostenlosen Testmöglichkeiten und überprüfen Sie selbst welches der beiden Tools am ehesten zu Ihnen passt. Als Orientierung kann darüber hinaus auch die Tabelle dienen in der wir noch einmal alle wichtigen Unterschiede und einige im Artikel nicht erwähnte Details aufgelistet haben.

Hand auf\'s Herz! Füllen Sie immer brav Ihre Stundenzettel aus? Zeiterfassung wird oft als notwendiges Übel oder als überflüssige Ressourcenverschwendung wahrgenommen. Dabei bietet die Dokumentation der eigenen Arbeitszeit neben vereinfachter Abrechnung und besserer Transparenz für den Kunden auch Optimierungspotential für zukünftige Projekte. Mit den richtigen Tools wird aus dem lästigen Ausfüllen von Stundenzetteln sogar ...